Audit
Verifiche ispettive
Predisposizione check-list
Cos’è un Audit?
Gli audit sono attività di controllo svolte per verificare la conformità a particolari criteri e disposizioni, con l’obiettivo finale di perseguire un miglioramento continuo. Gli audit devono essere effettuati da una persona appositamente formata a tale scopo, in modo da verificare tutti gli aspetti critici intervistando i responsabili di processo e gli operatori coinvolti e raccogliendo delle evidenze oggettive idonee. Non è strettamente necessario affidarsi a un consulente esterno per tale attività; in effetti le aziende più grandi si avvalgono spesso di dipendenti appositamente formati, di solito facenti capo all’ufficio qualità.
La situazione si complica per le aziende più piccole, che spesso fanno fatica a farsi carico dei costi per la formazione del personale e non possono permettersi di “staccare” il personale dalle sue mansioni abituali per dedicarsi alle verifiche interne, né tantomeno di dedicare personale appositamente a questo compito.
Teniamo anche conto del fatto che nessuno può auditare sé stesso, quindi in azienda sono necessari almeno due auditor formati per verificare tutti i processi.
Un auditor esterno invece può controllare tutti i processi di un’azienda, in quanto non direttamente coinvolto in nessuno di essi.
Esistono tre tipologie di audit, che si distinguono in base al ruolo rivestito dall’azienda nel processo di verifica.
Audit Interni o Audit di Prima Parte
Negli Audit Interni, chiamati anche Audit di Prima Parte, l’azienda esegue dei controlli su se stessa, ricoprendo pertanto sia il ruolo di ispettore che di esaminato.
In generale tutte le aziende che implementano un sistema di gestione sono abituate ad effettuare gli audit interni, cioè delle verifiche periodiche della corretta messa in atto delle procedure aziendali.
Oltre agli audit interni effettuati correntemente con lo scopo di monitorare la corretta applicazione del sistema di gestione, si possono effettuare audit interni straordinari, su richiesta della Direzione, con il preciso scopo di monitorare e migliorare un processo specifico. In questo caso si effettua un primo audit per verificare la reale applicazione delle regole aziendali (procedure, istruzioni, mansionari, modulistica); si tratterà di un’analisi molto più approfondita di quella che si effettua normalmente in occasione di un audit interno. Successivamente si analizzano i risultati e in base a tali esiti si decide quali interventi effettuare e le relative modalità. Dopo la messa in atto delle modifiche, si esegue un secondo audit per verificarne la corretta implementazione, analizzando l’effettivo raggiungimento del miglioramento ricercato.
Audit a Fornitori o Audit di Seconda Parte
Negli Audit a Fornitori, detti anche Audit di Seconda Parte, l’azienda dispone delle verifiche su terzi, solitamente fornitori chiave. In questo tipo di audit quindi l’azienda assume il solo ruolo di ispettore.
In molti tipi di realtà produttive, è importante tenere sotto controllo i materiali ricevuti dai fornitori, come anche i processi da loro messi in atto per nostro conto, ad esempio nel caso di attività date in outsourcing. Quando un’azienda rileva tale necessità, può decidere di effettuare gli audit utilizzando un proprio dipendente, oppure affidando l’attività a un auditor esterno.
Audit di Terza Parte
Negli Audit di Terza Parte, al contrario degli audit di Seconda Parte, l’azienda viene verificata e ricopre esclusivamente il ruolo di esaminato.
Sono l’ultima categoria di audit esistente, e l’unica che non può essere svolta in proprio. Si tratta semplicemente degli audit svolti ciclicamente dagli enti di ispezione, in qualità di figura terza ed indipendente, con lo scopo di certificare l’azienda. L’indipendenza degli enti rappresenta la reale garanzia e la fonte di fiducia di fronte ai nostri clienti.
Io stessa svolgo da alcuni anni audit di terza parte, in qualità di Lead Auditor, per conto di enti di ispezione di primaria importanza e mi occupo delle attività di verifica connesse a diverse certificazioni.
I Vantaggi di una Consulenza Specializzata
Il mio approccio agli Audit
Realizzare un audit efficace va ben oltre la semplice compilazione di una check-list con cui verificare la corretta applicazione dei regolamenti e delle procedure. Le check-list sono sicuramente necessarie ed importanti per indagare gli aspetti richiesti, ma chi le usa deve essere in grado di interpretarle e di analizzare le informazioni raccolte in modo da avere una visione di insieme del processo.
Effettuare un audit significa addentrarsi nel merito dei processi e della loro esecuzione, in modo da andare oltre il semplice riscontro di comportamenti non conformi, e riuscire così a valutare la bontà delle scelte messe in atto e ad individuare le opportunità di miglioramento.
Conduco audit da oltre 15 anni e ho sviluppato una metodologia snella ma approfondita per analizzare correttamente i processi e i prodotti oggetto di verifica. Oltre all’attività di audit, mi occupo di fornire assistenza nella realizzazione delle check-list da utilizzare durante le verifiche interne o presso fornitore.
La bontà di un audit è strettamente collegata alle check-list utilizzate per ragioni sia di carattere tecnico che pratico. Per prima cosa devono essere mirate all’oggetto della verifica, facendo attenzione a non tralasciare aspetti importanti ed evitando di dare un peso eccessivo ad aspetti di secondaria importanza. In secondo luogo devono essere comode per l’auditor che le dovrà utilizzare, ottimizzando non solo i contenuti ma anche gli spazi dedicati alla compilazione delle evidenze.
Un Approccio Vincente
#ConsulenzaConCura
Metodo
Lavorare con le PMI è sempre stata una sfida appassionante. Non ci sono nè i budget nè il personale di una grande azienda, eppure si ha la stessa necessità – se non di più – di ottimizzare il lavoro per restare competitivi.
Sono serviti anni di esperienza per affinare un metodo di lavoro personale e snello.
Un sistema che non gravi eccessivamente sulle persone che lo dovranno applicare e che fornisca allo stesso tempo i risultati concreti che le aziende richiedono.
La mia esperienza è ora a vostra disposizione!
Personalizzazione
Ogni azienda, con le sue particolarità, è diversa dalle altre e si merita una consulenza personalizzata e perfettamente calzata sulle proprie esigenze.
Non vi offro lavori di copia e incolla fatti in modo approssimativo. Si tratta di scorciatoie che, pur permettendo di effettuare le attività richieste, non vi aiutano ad analizzare e migliorare i processi.
Possiamo puntare a ben di più che a evidenziare le Non Conformità!
Attenzione al cliente
Attenzione per voi, ed attenzione per i vostri clienti.
Mi occuperò di predisporre tutta la vostra documentazione personalmente, senza stagisti, per fornirvi gli strumenti migliori. E sarò sempre io ad occuparmi dell’esecuzione degli audit, per essere certa dei risultati.
Sarò al vostro fianco in tutte le fasi, dalla pianificazione dell’audit alla presentazione dei risultati.
Questo per me significa #ConsulenzaConCura!
La Vostra Consulente per gli Audit
Da oltre 15 anni mi occupo di pianificare ed effettuare audit presso i miei clienti e i loro fornitori. Mi occupo inoltre di audit di terza parte, in qualità di Lead Auditor, per conto di enti di ispezione di primaria importanza.
Il servizio di audit che offro ai miei clienti è rivolto a queste situazioni:
- Servizio di audit interno standard, per la verifica di tutti i processi aziendali in funzione di un sistema di gestione messo in atto dall’azienda
- Servizio di audit interno mirato al miglioramento di un processo specifico
- Servizio di audit presso fornitore
- Realizzazione di check-list per attività di audit
Tutto verrà realizzato prestando attenzione alle vostre esigenze, in modo da supportarvi al meglio, perchè per me questo significa #ConsulenzaConCura.
